امور مربوط به ثبت

پیش فاکتور اولین سندی است که در معامله بین‌المللی توسط فروشنده صادر می‌شود. بعد از برقراری ارتباط به صورت مکاتبه با مذاکره رودررو طرفین در مورد شرایط معامله و موارد مختلف به توافق می‌رسند. توافقات فی مابین به شکل سند پروفرما از سوی فروشنده برای خریدار ارسال می‌گردد. گاهی اوقات فروشنده قبل از پروفرما پیشنهاد فروش خود را در سندی تحت عنوان مظنه صادر می‌نماید و بعد از چانه‌زنی و حصول توافق بین طرفین موارد مورد توافق در پروفرما درج می‌گردد؛ بنابراین پروفرما سندی است که توسط فروشنده قبل از انجام معامله صادر می‌گردد و حاوی کلیه توافقات اولیه فی مابین فروشنده و خریدار است که مندرجات و محتویات آن به عنوان پایه خریدِ انجام شده قرار می‌گیرد.

پروفرما اهمیت زیادی دارد و تنظیم دقیق آن به کاهش زمان انجام معامله کمک شایانی می‌کند. این امر بدین دلیل است که مطالب مندرج در پروفرما مبنای تکمیل چند فرم از جمله ثبت سفارش و گشایش اعتبار اسنادی می‌باشد. در صورتی که نکات مد نظر طرفین به صورت دقیق، صحیح و کامل در آن درج نشود و اعتبار اسنادی بر مبنای آن گشایش شود ممکن است بعد از گشایش و ابلاغ اعتبار نیاز به اصلاح آن باشد.

بهتر است در تنظیم پروفرما به چند نکته اساسی اشاره گردد که در زیر مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرند:

مدت اعتبار پروفرما

پروفرما در واقع یک پیش فاکتور می‌باشد که در آن فروشنده به خریدار اعلام می‌نماید کالای خاصی را به قیمت مشخص و شرایط معلوم به وی می‌فروشد. نکته‌ی مهم این است که فروشنده باید اعلام نماید خریدار تا چه زمانی می‌تواند به فروشنده جهت خرید مراجعه نماید. به بیان دیگر شرایط اعلام شده از سوی فروشنده تا چه زمانی معتبر می‌باشد. ممکن است بعد از گذشت زمان خاصی فروشنده نتواند با قیمت قبل معامله نماید. از سوی دیگر مدت اعتبار پروما در زمان گشایش اعتبار اسنادی نیز مهم می‌باشد؛ بنابراین بهتر است در پروفرما ذکر گردد که مدت اعتبار آن تا چه زمانی ‌می‌باشد.

نام کالا

در پروفرما باید به صورت دقیق مشخص گردد که کالا چیست. نام خود کالا، جنس آن و توصیف کالا در این قسمت مطرح می‌گردد. گاهی اوقات فروشنده حتی تعرفه 8 رقمی کالا بر مبنای سیستم هماهنگ شده را نیز در پروفرما درج می‌نماید. درج نام کالا جهت شناسایی، طبقه‌بندی و عملیات ارزیابی در گمرک نیز اهمیت زیادی دارد.

مقدار کالا

قیمت و شروط اعلام شده از سوی فروشنده معمولاً تابعی از مقدار خریداری شده می‌باشد؛ بنابراین لازم است در پروفرما مشخص شود قیمت و شرایط اعلام شده برای چه مقدار کالا می‌باشد. مقدار کالا با توجه به واحد شمارش آن کالا و تحت عناوین وزن، حجم، تعداد و یا دیگر واحدها مشخص می‌شود.

قیمت کالا

قیمت را می‌توان مهمترین نکته پروفرما در نظر گرفت. طرفین معمولاً بعد از مشخص شدن سایر شروط و نکات مورد نظر در مورد قیمت تصمیم می‌گیرند. چرا که قیمت تابعی از شرایط معامله می‌باشد. قیمت کالا در پروفرما به صورت واحد و قیمت کل مطرح می‌گردد. در صورتی که پروفرما شامل چند قلم کالا باشد باید قیمت واحد اقلام در یک ستون زیر هم اعلام گردد. بعد قیمت کل هر قلم محاسبه می‌شود و نهایتا قیمت کل اقلام با قیمت کلی اعلام شده در پروفرما درج می‌گردد.

کرایه حمل

در صورتی که طبق توافقات فی‌مابین، فروشنده موظف به هماهنگی حمل و نقل و پرداخت کرایه آن باشد و قیمت اعلام شده توسط فروشنده شامل کرایه حمل نیز باشد بهتر است مبلغ مورد نظر را در پروفرما مشخص نماید. در این حالت فروشنده بعد از ذکر قیمت واحد و قیمت کلِ اقلام کالا، کرایه حمل را نیز به صورت جداگانه درج می‌نماید. در این حالت قیمت FOB به قیمت CFR تبدیل می‌شود. این موضوع در مبحث اینکوترمز مورد بررسی بیشتر قرار می‌گیرد. از سوی دیگر مشخص کردن کرایه حمل در زمانی که ناوگان حمل خارجی باشد، امرِ تعیین و پرداختِ 10 درصد کرایه حمل به وزارت راه و ترابری را تسهیل می‌نماید.

نوع ارز

از آنجاکه معامله در محیط بین‌المللی و دست کم بین دو کشور اتفاق می‌افتد، فروشنده باید اعلام نماید مبلغ مشخص شده به کدام ارز می‌باشد. نوع ارز را معمولاً فروشنده مشخص می‌نماید؛ اما نکته مهم آن است که خریدار نیز باید آن را بپزیرد و نوع ارز باید مورد توافق طرفین باشد. گاهی اوقات قوانین بانکی و رویه‌های حقوقی یکی از طرفین ممکن است محدودیت هایی در این زمینه ایجاد نماید.

کشور و کارخانه تولید کننده

و گاهی اوقات خریدار نمی‌تواند مستقیما از سازنده کالا را بخرد و به دلایل متعدد به ناچار از واسطه‌ها خرید می‌کند. از سوی دیگر با توجه به شکل گیری الگوی شرکت‌های چند ملیتی و اتحادیه‌های اقتصادی، اغلب اوقات چندین کشور در ساخت 1 محصول نهایی مشارکت می‌نمایند. به همین دلیل در اظهارنامه گمرکی نام کشور مبدا و کشور طرف معامله به صورت مجزا درج می‌گردد. کشور مبدا یا سازنده در خانه‌های 10 و 16 و کشور طرف معامله یا کشور صادرکننده در خانه‌های 11 و 15 اظهارنامه درج می‌گردد. در هر صورت در پروفرما باید مشخص شود کشور سازنده کدام است و مبدا کالا کجاست؛ در بخش مربوط به گواهی مبداء این موضوع مورد بررسی بیشتر قرار می‌گیرد.

مشخصات بسته بندی

بسته‌بندی صادراتی یا بسته‌بندی محصول برای بازار داخلی تفاوت‌های اساسی دارد و این موضوع را می‌توان از دو بعد تحلیل نمود و دو دسته دلیل برای این تفاوت‌ها قایل شد:

تفاوت در بسته بندی به دلیل ریسک‌های فیزیکی حمل و نقل: در جریان مبادلات بین‌المللی کالاها مسیر بسیار طولانی را با وسایل حمل متعدد طی می‌نماید. گاهی اوقات در حمله‌های بین‌المللی از جمله حمل و نقل چند وجهی، کالا چندین بار از وسایل حمل مختلف همچون کامیون، قطار، کشتی و هواپیما تخلیه و بارگیری می‌شود. در صورتی که معاملات داخلی فاصله‌ی فیزیکی و نوع حمل و نقل به پیچیدگی معاملات بین‌المللی نیست. بسته‌بندی صادراتی باید متناسب با ماهیت و وزن کالا، میزان فاصله و نوع حمل باشد. بسته‌بندی باید به نحوی انجام شود که کالا در جریان حمل و نقل آسیبی نبیند و بدون صدمه‌ی ناشی از بسته‌بندی ضعیف به مقصد برسد.

تفاوت در بسته‌بندی به دلایل بازاریابی در کشور مقصد: نوع بسته‌بندی یک کالای خاص ممکن است در کشورهای مختلف با توجه به متغیرهای بازاریابی از جمله فرهنگ و سلیقه‌ی کشور مبداء متفاوت باشد. به عنوان مثال عسل در بعضی از کشورها در بسته‌بندی پلاستیک به بازار ارائه می‌شود و در بعضی کشورهای دیگر در بسته‌های ششه‌ای. همچنین می‌توان از کاربرد رنگ‌ها و تفاوت‌های فرهنگی نیز نام برد.

مشخصات حمل

مشخصات هم شامل تعیین نوع، مبدا، مقصد و وسیله‌ی حمل می‌باشد. تعیین نوع حمل نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و بهتر است در پروفرما مشخص شود. منظور از نوع حمل در واقع نوع وسیله حمل می‌باشد. کشتی، کامیون، هواپیما، قطار و خطوط لوله وسایل حمل بین‌المللی هستند که هر کدام از سرعت، ریسک و بالطبع هزینه‌های خاص خود برخوردار هستند. گاهی اوقات تغییر وسیله‌ی حمل تاثیر شدیدی در قیمت کالا در مقصد دارد. درصد بالایی از کالاها در تجارت بین الملل از طریق کشتی حمل می‌شود که تقریبا از سرعت و قیمت پایین و ریسک متوسط برخوردار است؛ بنابراین تعیین نوع وسیله‌ حمل نیز از اهمیت خاصی برخوردار است؛ هر چند اغلب بر اساس عرف عمل می‌گردد و طرفین اشاره‌ی صریح به این موضوع نمی‌نماید. به علاوه تعیین مبدا و به ویژه مقصد حمل از اهمیت زیادی برخوردار است چرا که پرداخت کرایه حمل از مبدا تا مقصد یکی از هزینه‌های اصلی بازرگانی بین‌الملل می‌باشد. باید مشخص گردد قیمت اعلام شده توسط فروشنده شامل کرایه حمل تا کجا می‌باشد و تعهد فروشنده در این مورد را مشخص نماید.

شرایط پرداخت

یکی از مهم‌ترین نکات پروفرما تعیین نوع یا روش پرداخت و مدت زمان آن می‌باشد. 4 روش اصلی برای پرداخت در معاملات بین‌المللی وجود دارد عبارتند از: خرید به روش حساب باز یا خرید نسیه، خرید به روش پیش پرداخت، خرید با استفاده از برات اسنادی و خرید با گشایش اعتبار اسنادی. روش‌های پرداخت در برگه مربوط به پرداخت ها مجزا مورد بررسی قرار گرفته‌اند. هر چند تعیین آن در پروفرما از اهمیت خاصی برخوردار است.

مشاهده برگه پرداخت ها

سایر موارد

چند مورد دیگر همچون شماره و تاریخ پروفرما، نام شرکت فروشنده، نام شرکت خریدار و اطلاعات بانکی نیز در اغلب پروفرما ذکر می‌گردد. به علاوه بعضی اوقات با توجه به توافق طرفین و ماهیت کالاها شروط ویژه و موارد خاصی نیز در پروفرما گنجانده می‌شود که در این متن مورد اشاره قرار نمی‌گیرد.